Knowledge Management System · Nền tảng tri thức vận hành doanh nghiệp
Tri thức vận hành là tài sản của doanh nghiệp, không phải của cá nhân.
KMS định danh chủ sở hữu của từng đầu việc, chuẩn hoá quy trình thực thi và lượng hoá mức độ phụ thuộc nhân sự — trên một đồ thị tri thức truy vấn được bởi người dùng qua giao diện và bởi AI agent qua giao thức MCP.
71%
doanh nghiệp quy mô nhỏ phụ thuộc vào 1–2 nhân sự trọng yếu
4
công cụ MCP ở chế độ chỉ đọc dành cho AI agent
61
endpoint khai báo vai trò tối thiểu, có kiểm thử tự động
Số liệu phụ thuộc nhân sự: NAIC — key person risk.
Bối cảnh
Tri thức vận hành nằm ngoài phạm vi quản trị của mọi hệ thống hiện có
Quy trình nghiệp vụ, kinh nghiệm xử lý ngoại lệ và phân công trách nhiệm thực tế phần lớn tồn tại ở dạng phi cấu trúc — trong trao đổi nội bộ, bảng tính rời rạc và trong ghi nhớ cá nhân. Hệ thống ERP quản trị nguồn lực, CRM quản trị quan hệ khách hàng; lớp tri thức vận hành hiện không thuộc phạm vi của hệ thống nào.
Gián đoạn khi nhân sự trọng yếu rời tổ chức
Quy trình thực thi, ngoại lệ nghiệp vụ và cam kết với đối tác không được ghi nhận ở đâu ngoài cá nhân phụ trách.
Chi phí hội nhập nhân sự cao
Nhân sự mới phải tái tạo tri thức bằng trao đổi phi chính thức, kéo dài thời gian đạt năng suất tiêu chuẩn.
Không xác định được chủ sở hữu tri thức
Hệ thống tài liệu trả lời được quy trình thực hiện thế nào, nhưng không trả lời được ai đang chịu trách nhiệm.
Kiến trúc
RAG trên đồ thị tri thức,
không phải RAG trên kho tài liệu
Kiến trúc RAG phổ thông phân mảnh tài liệu thành các đoạn văn bản, nhúng vào cơ sở dữ liệu vector và trả về đoạn có độ tương đồng cao nhất với truy vấn. KMS áp dụng cách tiếp cận khác: tài liệu được mô hình ngôn ngữ trích xuất thành thực thể và quan hệ — nhân sự, đầu việc, tài sản, quy trình — và chỉ được ghi vào đồ thị sau khi qua quy trình phê duyệt của người có thẩm quyền.
Tầng thu nhận
Trích xuất bằng mô hình ngôn ngữ
Quy trình, quy định và biên bản ở định dạng .docx, .pdf hoặc bản scan, ảnh chụp đều được xử lý. Văn bản dạng ảnh được nhận dạng ký tự trực tiếp từ hình ảnh trang.
- temperature = 0 — cùng đầu vào cho cùng kết quả trích xuất
- Tự động nhận diện và loại trừ biểu mẫu, không phát sinh dữ liệu nhiễu
- Đầu việc và quan hệ do mô hình trích xuất đi vào hàng chờ phê duyệt, không ghi trực tiếp vào đồ thị
- Văn bản nhận dạng từ tệp được đối soát trên biểu mẫu trước khi lưu
Tầng lưu trữ
Đồ thị tri thức kết hợp vector
PostgreSQL với pgvector. Tri thức được biểu diễn bằng các nút — nhân sự, đầu việc, tài sản, quy trình, quy định, thuật ngữ — liên kết bằng quan hệ có hướng, kèm nguồn gốc của từng bản ghi.
- Tìm kiếm hai tầng: đối sánh văn bản trước, gọi tầng ngữ nghĩa khi kết quả dưới ngưỡng
- Embedding 768 chiều, không ràng buộc số chiều cố định ở tầng lưu trữ
- Mỗi tổ chức một schema độc lập — cô lập tại tầng cơ sở dữ liệu
Tầng truy xuất
SQL cho người dùng, MCP cho AI
Toàn bộ giao diện truy vấn trực tiếp trên đồ thị bằng SQL. AI agent khai thác cùng nguồn dữ liệu qua MCP server, trong đúng phạm vi quyền của tài khoản đang xác thực.
- 4 công cụ MCP ở chế độ chỉ đọc — agent không có quyền ghi vào đồ thị
- who_owns · person_profile · risk_map · org_chart
- Dùng chung cơ chế xác thực JWT, phân quyền theo từng tổ chức
Không sử dụng mô hình ngôn ngữ ở tầng truy xuất
Bản đồ rủi ro, hồ sơ tri thức và sơ đồ tổ chức đều là truy vấn SQL trên đồ thị. Kết quả không do mô hình sinh ra, do đó loại trừ khả năng sai lệch do suy diễn và cho phép đối chiếu ngược tới từng bản ghi nguồn. Sai sót ở tầng thu nhận được chặn tại hàng chờ phê duyệt; sai sót ở tầng truy xuất sẽ làm mất giá trị tham chiếu của toàn bộ số liệu.
Kiến trúc RAG phổ thông
- Phân mảnh tài liệu thành đoạn, nhúng vào cơ sở dữ liệu vector
- Trả về đoạn văn bản có độ tương đồng cao nhất với truy vấn
- Không xác định được người chịu trách nhiệm — tài liệu không ghi nhận cá nhân
- Không đối chiếu được: kết quả do mô hình sinh ra
KMS
- Trích xuất thực thể và quan hệ, lưu dưới dạng đồ thị có cấu trúc
- Trả về định danh cụ thể: nhân sự, đầu việc, tài sản, bước quy trình
- Bắt buộc gán chủ sở hữu là cá nhân — cấp phòng ban không được chấp nhận
- Mỗi bản ghi truy vết được nguồn gốc và người phê duyệt
KMS không phải là hệ thống hội thoại. Đây là tầng tri thức có cấu trúc để các ứng dụng AI của doanh nghiệp khai thác: thông qua MCP, agent truy vấn được chủ sở hữu của từng đầu việc và nhận về dữ liệu có cấu trúc thay vì văn bản tự do.
Mô hình dữ liệu
Định danh neo vào nhân sự, không neo vào tài liệu
Đây là khác biệt căn bản so với các nền tảng wiki và quản lý tài liệu. Mọi đơn vị tri thức được gắn với một cá nhân xác định, và đơn vị tri thức nhỏ nhất là đầu việc.
Mỗi đầu việc mang theo quy trình thực thi, các ngoại lệ nghiệp vụ, nhân sự phụ trách chính và nhân sự dự phòng. Trong đó ngoại lệ nghiệp vụ là thành phần có giá trị cao nhất — tri thức đúc kết từ thực tiễn vận hành, không tồn tại trong bất kỳ văn bản chính thức nào của tổ chức.
Năng lực
Bốn báo cáo vận hành khai thác trực tiếp trên đồ thị
Bản đồ rủi ro nhân sự
Lượng hoá số đầu việc chỉ có một nhân sự đảm nhiệm, kèm danh sách định danh cụ thể. Cho phép ghi nhận có căn cứ các đầu việc được đánh giá là không cần nhân sự dự phòng.
Hồ sơ tri thức
Tổng hợp toàn bộ phạm vi trách nhiệm của một cá nhân, đồng thời là hồ sơ bàn giao khi có biến động nhân sự. Người tiếp nhận xác nhận trực tiếp trên hệ thống.
Bản đồ quy trình
Xác định điểm đứt gãy của từng quy trình khi một nhân sự vắng mặt, số phòng ban tham gia và số lần chuyển giao giữa các bộ phận.
Đồ thị tri thức
Trực quan hoá các cấu trúc mà báo cáo dạng bảng không thể hiện được: đầu mối tập trung, tài sản dùng chung giữa nhiều bộ phận, tri thức chưa gắn chủ sở hữu.
Bảo mật & vận hành
Đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp
Tri thức vận hành là dữ liệu nhạy cảm: nó mô tả chính xác tổ chức phụ thuộc vào ai và ở khâu nào. Các cơ chế dưới đây là ràng buộc bắt buộc của hệ thống, không phải cấu hình tuỳ chọn.
Cô lập dữ liệu theo tổ chức
Mỗi khách hàng vận hành trên một schema PostgreSQL độc lập. Không chia sẻ bảng dữ liệu giữa các tổ chức.
Phân quyền bốn cấp
Viewer · Contributor · Editor · Admin theo thang bậc. Thẩm quyền phê duyệt tách khỏi thẩm quyền nhập liệu.
Kiểm soát toàn bộ điểm truy cập
61 endpoint khai báo vai trò tối thiểu, được kiểm chứng bằng bộ kiểm thử tự động trên chính bảng định tuyến.
Thu hồi quyền tức thời
Vai trò và trạng thái tài khoản được đọc từ cơ sở dữ liệu ở mỗi lượt gọi. Hạ quyền hoặc khoá tài khoản có hiệu lực ngay trên phiên đang hoạt động.
Nhật ký quyết định chỉ ghi thêm
Mọi thao tác phê duyệt, phân công và bàn giao được ghi nhận kèm người thực hiện và thời điểm. Không sửa, không xoá.
Sao lưu và khôi phục
Sao lưu tự động cơ sở dữ liệu và tệp đính kèm gốc, kèm quy trình diễn tập khôi phục định kỳ.
Nhân sự rời tổ chức được chuyển sang trạng thái đã nghỉ và giữ nguyên toàn bộ hồ sơ tri thức — hệ thống không xoá cứng dữ liệu nhân sự. Đây là điều kiện để hồ sơ bàn giao còn giá trị tại đúng thời điểm cần đến.
Đánh giá mức độ phụ thuộc nhân sự của tổ chức
Bản xem thử vận hành cùng bộ dữ liệu mẫu của một tổ chức 12 nhân sự, đầy đủ phòng ban, đầu việc, quy trình và bản đồ rủi ro — không cần tài khoản, không cần đăng ký. Liên hệ để được tư vấn phương án triển khai trên dữ liệu thật của tổ chức.